הכרה בחיוניות: זיהוי תפקידי מפתח מרכזיים בעיתות אי וודאות

מאת ארז בוגנים, משנה וממלא מקום מנכ”ל סינאל, החברה המובילה במתן פתרונות לניהול המשאב האנושי בארגון

בהתחשב באירועים האחרונים, אנו עומדים כעת מול מעבר ושינוי גדול באופן בו אנו פועלים הן בעבודה והן בחיינו האישיים. שוחחתי עם כמה אנשים מארגונים שונים מאז פרוץ COVID-19 כדי לדבר על מה שצריך לקחת בחשבון בעת ​​המעבר לעבודה מרחוק. ישנם גורמים רבים המשפיעים על חלוקת נכסים, מדיניות עבודה מרחוק, מדיניות תקשורת ותמיכה בתחום ה- IT. אך לא כל הארגונים יכולים לעבור לעבודה מרחוק. מה עם העובדים החיוניים הנחוצים באתר? בבלוג זה נדון כיצד אתה מחליט בזמן משבר אילו תפקידים חייבים להיות באתר, לא משנה מה, וכל זאת תוך שמירה על אותם עובדים בתהליך.

ניהול באי-וודאות COVID-19

קביעת עובדים שנוכחותם חיונית

כשאתם עוברים את תהליך בחירת העובדים, קחו בחשבון שמדובר בעובדים חיוניים, כלומר ללא תרומתם היכולת שלכם לעשות עסקים ו / או לקיים שירותים או ייצור מפסיקה. אתה יכול לטעון כי כל התפקידים הם חיוניים כדי להיות במקום, אך הייתי מאתגר אותך לדון בקצרה עם המנהלים שלך ולקבוע אילו משימות הן בעיקר מבוססות מחשב או שולחן.

לדוגמה, אם שעות העבודה של מישהו מפוצלות בין ביצוע משימה פיזית כמו עבודה על רצפת ייצור וביצוע עבודות שולחן ליד מחשב, תוכלו לשקול להעביר את העבודה הגופנית למישהו שמבלה שם את כל זמנו. המטרה העיקרית צריכה להיות קבלת ההחלטות הקשות לגבי הצוות המינימלי שאתה זקוק לו בכדי להמשיך לתפקד, ואז להגדיר אסטרטגיות תקשורת מרובות כדי להתאים גם לקבוצה ההכרחית וגם לקבוצה שתעבור להגדרה מרוחקת, מכיוון שהצרכים שלהם יהיו תהיה שונה.

הנה כמה דוגמאות לתפקידי מפתח לשקול סימון חיוני אם אתה מחפש מקום להתחיל בו. ברור כי אלה ישתנו על פי התעשייה ומבנה החברה שלך, אך זה עוזר לקבל קו בסיס:

קציני ביטחון

עובדי תחזוקה

קופאיות / אנשי שירות לקוחות קדמיים

צוותי שרות / ניקיון

רצפת צמח או עובדי ייצור

עובדי חדרי דואר

עובדי חלוקה ומלאי מניות

מפקחים חוצי תפקוד

לעסקים שיש להם תפקידים עם דרישות פיזיות מסוימות, וודאו שיש לכם אנשי צוות חיוניים שיכולים לכסות את משימות ההרמה הכבדות. דבר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא להשתמש בזה כזמן להדרכת עובדים או לחסל מחדש את העובדים, ולאפשר סיבוב גדול יותר של עובדים חיוניים פוטנציאליים כדי למזער את הסיכון לעובדים שלך ולספק עבודה לעוד אנשים במקרה שתפקידים מסוימים לא יוכלו לשמש פונקציה בסביבה הנוכחית.

רווחת העובד ובטיחותו

כשמדובר בבטיחות, במיוחד כאשר ישנם סיכונים רפואיים לעובדים כמו עם COVID-19, עלינו לנקוט צעדים נוספים בזמנים כמו אלה. ספק חיטוי ידיים במקומות קהילתיים. ודא שכל עובד מקבל תדרוך כיצד לשטוף את ידיו ביעילות. יש לספק מגבונים, מגבות, חומרי חיטוי ו / או ניקוי. תרגול התרחקות חברתית באזורי ההפסקה, ואם אפשר, באזורי עבודה. למדו את השיטה המתאימה להשתעל ולהתעטש ולייעץ לעובדים שלא לגעת בפניהם. אתה יכול אפילו לשלב תזכורות סביב דברים אלה בפעילויות שעובדים צריכים לעשות בכל מקרה, כמו ניקוב למשמרת או לעבור על רשימת מטלות שהוקצתה.

אם אתה מודאג מהבריאות והבטיחות של העובדים החיוניים שלך, אל תהסס להשתמש במשאבים והתקנים של המרכז לבקרת מחלות (CDC). הם מתעדכנים באופן קבוע בכדי לשקף את ההנחיות האחרונות, במיוחד במצב הנוכחי.

תקשורת

חובה, עכשיו יותר מתמיד, להיות במקום תוכנית ארגון ותקשורת אפקטיבית. התחל בזהות באיזו תדירות אתה מתכוון לתקשר, מי יהיה אחראי לתקשורת ומתי / כיצד עובדים נדרשים לפעול על סמך מה שאתה מתקשר. זוכר את ההשקעה העיקרית שהעסק שלך עשה במערכת HCM שלך? זהו זמן נאות למנף מערכת זו לפרסום לוחות זמנים, לתקשר באמצעות טקסט או דואר אלקטרוני, ולספק הכרזות / עדכונים על סביבות העבודה הנוכחיות. תקשר את אמצעי הבטיחות ואת אמצעי הזהירות שארגון שלך נוקט כדי לעזור בניהול הציפיות ולהפחית את החרדות שעובדיך עלולים לחוש.

אם אתה מתכוון לצמצם את כמות הצוות באתר, ציין לתרשים ארגוני מספרי טלפון והודעות אימיילים לעובדים ליצור קשר במקרה שקורה משהו. ודא שיש לך תפקידים ואחריות המוגדרים בתרשים, כך שהעובדים יידעו למי ליצור קשר ישיר עם סוגיות או חששות שונים.

כמו כן, חשוב להכיר בכך שאסטרטגיית התקשורת שלך צריכה לעבור מעבר לעדכונים ונהלים ארגוניים. העובדים שלך ככל הנראה מודאגים מהעבודה שלהם ומהביטחון הכלכלי שלהם כרגע. הקפד לעקוב אחר המשאבים העומדים לרשותם כדי לעזור להם לעבור את המשבר, כמו אפשרויות סיוע ממשלתיות חדשות, ארגוני סיוע באסון או יוזמות פנימיות משלך. חשוב גם לשמור על התרבות שלך ולהמשיך לתקשר על ההיבטים היותר מהנים או מעוררי העבודה של הצוות שלך – כולם רוצים לשמוע גם חדשות טובות, במיוחד עכשיו.

מסקנה: לקיים תפקיד אחד והוא שמירה על בטיחות האנשים

כשאתה ממשיך לשאוף לנורמליות בזמנים קדחתניים אלו, זכור שכל פעולה שתנקוט כדי לשמור על העובדים שלך בטוחים, עובדים ובריאים תורמת לטובת הכלל. כשאתה מתמודד עם אתגר כמו זה שאנחנו נמצאים בו עכשיו, משימות תקשורת יתר, שקיפות ואחריות יעזרו להקל על המתח. בדוק את המשאבים הנוספים שלנו סביב ניהול דרך COVID-19 וזמנים אחרים של אי וודאות אם אתה מחפש דרכים נוספות לתמוך בעובדים שלך ולשמור על המשכיות עסקית.

המשיכו לעשות את חלקכם ודעו שארגונים גדולים ומצליחים מופעלים על ידי אנשים נהדרים.