4 דרכים מעשיות להסביר עלויות נוספות בשעות משבר

כולנו עומדים כעת מול העובדה שמגפת הנגיף הקורונה משנה את אופן הפעולה של העסקים שלנו. עבור חברות רבות, היצע קבוע של מוצרים, חומרים ועבודה הופך להיות קשה יותר להשגה. התפשטות COVID-19 מביאה לפחות עובדים זמינים בגלל מחלה, הסגר או טיפול בילדים או חולים. נוסף על כך, אותם עובדים המסוגלים לעבוד עובדים סביב השעון בכדי לעמוד בדרישות, וגורמים לעלייה בשעות נוספות.

בסביבה מסוג זה, כיצד ארגונים יכולים לאזן בין צמצום ההשפעה הכספית של שעות נוספות על העסק שלהם עם שמירה על עובדיהם והימנעות משחיקה?

לארז בוגנים, משנה וממלא מקום מנכ”ל סינאל יש ארבעה טיפים מעשיים היכולים לעזור לחברה שלך להגיע לשם:

ניהול בתנאי אי וודאות COVID-19

קבע או שנה את תקציב כוח העבודה שלך

ראשית, עליכם להבין את התקציב שלכם, בין אם זה אומר לבחון שוב את מה שיש לכם או לבנות משהו חדש. תקציב כוח עבודה מעודכן יכול לעזור לכם להעריך את מצבכם הנוכחי ולהגיע טוב יותר לתוצאות הרצויות.

עליך לכלול את מספר שעות השעות הנוספות שאתה מצפה עבור כל תפקיד בכדי לכסות את העבודה הנדרשת ולחשב את שכר העבודה השעתי לשעות העבודה עבור תפקידים שונים. חשוב להוסיף גם עלויות מעביד למספר זה. קבלת מידע זה תעזור לך להשוות את תקציב העבודה שלך לתקציב האב שלך כדי לראות היכן אתה עומד ואזורים שבהם אתה יכול להמתין ואינם נחוצים. זכור להתמקד במה שחיוני לחלוטין כדי לפתוח את הדלתות שלך תוך צמצום הסיכון עבור העובדים שלך.

לא משנה אם אתה מעוניין לקצץ בשעות נוספות בכדי לעמוד בשכר העבודה או שאתה צריך לנהל שעות נוספות נחוצות, השוואה תקציבית זו תהיה קריטית. תשלום שעות עבודה גדול ממה שצפוי יכול להשפיע לרעה על השורה התחתונה שלך – וזה בעייתי במיוחד כאשר השוליים דקים כמו שהם כרגע – ויכולים להכביד על העובדים שעוד יש לך, לגרום להשפעות משניות על הפרודוקטיביות ועל סיכון נטישה ועלול להשאיר אותך עם פחות משאבים ממה שיש לך.

סקור ופתח את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך

לרוב המעסיקים יש תוכנית המשכיות עסקית במקרה של אסון, וחברות רבות שחשות את ההשפעות של COVID-19 מנצלות זמן זה כדי להעריך את התוכניות שלהן ולבצע את כל ההתאמות הנדרשות. אם תחליט לבקר מחדש את התוכנית שלך, ייתכן שתרצה לשקול כיצד השינויים ישפיעו על מצבך הנוכחי וכיצד השיטות החדשות שלך ישפיעו על תהליכים עתידיים.

תחום אחד שמתעלמים לעתים קרובות מתוכנית המשכיות עסקית הוא שכר. שכר ממלא תפקיד מפתח בשמירה על יציבות הארגון שלך ויש לקחת זאת בחשבון בכל תיקונים שתבצע. עליך להבטיח שבמיוחד במהלך משבר העובדים שלך מקבלים שכר בזמן ובמדויק.

לדוגמה, כעת ייתכן שיהיה לך עובדים מרוחקים שיש לקחת בחשבון או דרכים שונות שאתה צריך להקצות שיעורי שכר למשרות שונות. בנוסף, יתכנו שינויים במדיניות שלך סביב צבירה וזמן מחלה. בין אם יש לכם עובדים מרוחקים ובין אם לא, מעקב אחר כל שעות העבודה יהיה קריטי. קבלת תובנה זו מסייעת להבטיח שחישוב השכר שלך מדויק ועוזר לך לנהל שעות נוספות.

הגדר מחדש את המומחיות, התפקידים וההתאמה לעובדים שלך

כעת יותר מתמיד עובדים נאלצים להסתגל לדרישות חדשות, סוגי העבודות המתבצעות, כיצד הם מבצעים את העבודה הזו והכישורים הדרושים לאותן משימות. עבור אנשים רבים זה יכול להיות אתגר אמיתי. חברות רבות בוחנות את עומס העבודה שלהן ואת כמות האנשים שהעסיקו כדי למצוא דרכים גמישות לתת מענה לדרישות הארגון תוך מיצוב העובדים מחדש.

יישום תוכנית להדרכת עובדים לעבודה בתפקידים מרובים יכולה לסייע בהפחתת שעות נוספות, פיזור עומסי עבודה, ניהול דרישות גדולות והוצאת מחסור בעבודה. שימוש במטריצת כישורים מאפשרת למעסיקים לראות במהירות מי יכול לכסות איזה תפקיד והיכן יהיה צורך בהכשרה לטווח קצר. זה באופן אידיאלי יטופל על ידי תוכנת HCM שיכולה להפוך את התהליך למציאת עובדים שיש להם מיומנות ו / או אישורים למילוי תפקידים פתוחים, וכן לבחון מידע על תכנון ביצועים וירושות כדי לראות מי עשוי להיות יעיל לעבוד בתפקידים מרובים. .

יתרון מרכזי נוסף הוא שאם יש לכם עובדים שאינם חולים ואינם מסוגלים למלא את תפקידם, הכשרה חוצת ארגון תעזור לעובדים העובדים למלא פערים הכרחיים – ואפילו במקרים מסוימים יעזרו להם להישאר על שכר העבודה שלכם בשעות או בצורך סוגים אחרים של תפקידים מצטמצמים. לא רק שתוכלו להשיג שליטה רבה יותר סביב עלות שעות נוספות, אלא גם תוכלו להקל על דאגות הצוות ולעזור לעובדים להרגיש בטוחים בעבודתם.

4. קבעו מעקב אחר לוחות הזמנים

ככל שעומסי העבודה גדלים, על חברות להקדיש תשומת לב למספר השעות בהן עובדים העובדים ולהבטיח כי הם מיישרים את האיוש והתזמון לפי הביקוש בפועל. יש להתאים לזמינות העובדים, למערכות המיומנויות וההעדפות ככל שהדרישות העסקיות שלך ישתנו. הדבר האחרון שאתה רוצה בתקופה זו של משבר הוא שלא יהיה מספיק צוות עובדים או שצוות שגוי מתוזמן.

ניהול היעדרויות באמצעות לוחות הזמנים יעניק לך תובנות לגבי מספר העובדים הדרושים לכיסוי עומס העבודה שנותר מאחור. יש להבטיח שהעובדים שעדיין עובדים יקבלו הפסקות. כאמור, שחיקה במהלך תקופה זו יכולה להיות משמעותית ועלולה להוביל לסיבוכים נוספים. מעקב צמוד אחר לוחות הזמנים, מתן הפסקות ותשומת לב לשעות העבודה יכול לעזור באיזון עומס העבודה ולהפחית את הסיכון לשחיקה של עובדים.

אי התאמה מדויקת של לוח הזמנים שלך לצרכי החברה שלך יכול להגדיל את עלויות שעות נוספות שלך. המפתח כאן הוא לקבל תובנה בזמן אמת על לוחות הזמנים של העובדים שלך, כך שתוכל להעריך טוב יותר את עומסי העבודה ולנהל את כוח העבודה הפעיל שלך בהתאם.

מסקנה: וודא שאתה מקבל את ההחלטות הנכונות בתקציב ובשעות נוספות

כיום יותר מתמיד חברות עוקבות אחר התקציבים שלהן כדי להבטיח שהן יכולות לשלם לעובדיהן במדויק ובמועד. בין אם יש צורך בשעות נוספות או לא, ביצוע התאמות ספורות יכול לעבור דרך ארוכה בזמן זה של אי וודאות.

ארז בוגנים, משנה וממלא מקום מנכ”ל סינאל, החברה המובילה במתן פתרונות לניהול המשאב האנושי ממליץ לסיום:

 COVID-19 יכול להשפיע על העסק שלך למשך זמן רב, לכן יש להתחיל כעת את תוכנית הפעולה שלך ולחפש דרכים להפחתת ההשפעה.