בקרת נוכחות הינה בקרה הכרחית בארגון המעוניין לייעל את הוצאותיו בשל ההשפעה הישירה בין הנוכחות לשכר. האם ישנה דרך לייעל את תהליך הנוכחות כך שנמנע את הטעויות בטרם שלב השכר?
בישראל קיימת חובה רגולטורית לניהול ומעקב אחר שעות העבודה ושעות ההיעדרות של העובדים.
חשוב להבין את מקור הטעויות במערכת הנוכחות, בשל גמישותה המערכת מאפשרת דיווח ממקורות שונים כולל, אפליקציה, דיווחים ידניים ושעון נוכחות באמצעות תגים, או שינויים נוספים הנובעים מהסכמים ייחודיים. לפיכך, עשויים להיווצר אי אלו שינויים אל מול המציאות כך שהם משפיעים באופן ישיר על הגדלת הוצאות הארגון. זאת בניגוד למערכת השכר אשר מתבססת על חוקים ברורים והאפשרות לטעות נמוכה באופן יחסי.
בניגוד לדעה הרווחת, טעויות בנושא הנוכחות לא יאותרו בלב חישוב השכר ויש לנהל תהליך בקרה המייעל את דיווחי הנוכחות בארגון.
מי מבצע את בקרות הנוכחות ?
המבצע את בקרות הנוכחות בארגון אמור להכיר את החוקים היטב אל מול חוזי ההעסקה הפרטניים של העובדים במערכת. כמו כן, מבצע הבקרה נדרש להצליב נתונים ולזהות מגמות דיווח ולאפיין צורך בהגדרת הסכמים חדשים לפי אופי העסקת עובדים מסוימים בפועל. בנוסף, נדרש ניתוח מגמות והשפעתן על הפיריון.
כך למעשה התפתח מקצוע של ממש במסגרתו ממונה מבקר נוכחות לארגון. בארגונים רבים, ניהול / בקרת הנוכחות אינו נופל במורכבותו מתחום ניהול השכר ולעיתים אף מורכב יותר.
מתי יש לבצע את בקרות הנוכחות?
בקרת הנוכחות צריכה להתבצע בשני חתכים עיקריים:
- במהלך כל החודש ועד לשלב סגירת מערכות הנוכחות לדיווחי עובדים ואישורי מנהלים
- בשלב בקרת הנוכחות – לאחר עיבוד טסט נוכחות וטרם עיבוד נוכחות סופי עיבוד סופי של הנוכחות חייב לעבור לעיבוד השכר לפני טסט ראשון.
חשבי הנוכחות מה עושים בתכ’לס?
- רמת בקרה בסיסית – המינימום ההכרחי של בקרות נוכחות שיש לקיים ברמה חודשית או תקופתית
- רמת בקרות מותאמת – בנוסף לשכבת הבקרות הבסיסיות, שכבת בקרות זו כוללת בקרות בהתאם לסוג ומאפייני הארגון (לדוגמה: אוכלוסיית עובדים שעתיים, עובדים במשמרות וכיו”ב)
- רמת בקרה תקופתית – רשימת דו”חות בקרה המשתנה בהתאם לאירועים מיוחדים משתנים של הארגון ( חגים, אירועים מיוחדים, ימי כיף וכיו”ב)
אומנם ההמלצות ישתנו בהתאם לגודל הארגון אך קיימות המלצות בסיסיות המשותפות לכולם.
- בדיקת תקינות שעוני הנוכחות. תגים ללא שיוך לתגי עובד המקודדים במערכת
- דיווחים לא תקינים – שגיאות דיווח, מחסור בתיעוד מסמכי אישורים כגון ימי מחלה, אישור מילואים וכדו’
- דיווחים שלא אושרו, חריגה מתקנים חוקיים, לדוגמא דיווחי נוכחות לא תקינים של נהגים מעבר לשעות שהחוק מאפשר, ימי מנוחה, שבתון וחריגה משעות נוספות המותרות בחוק.שינוי סטטוס עובדים כגון קליטת עובד, סיום העסקה חל”ד וכדו’
- ניתוח הסכמי נוכחות – בדיקה מדגמית של תקינות שעות העבודה אל מול ההסכם בהתאם למטרת ההסכם.
- בקרת דיווחים בדיעבד – במסגרת בדיקה זו נבחן שינויים בנתוני איכות המשפיעים על ניתוח הנוכחות (הולדת ילד, שינוי הסכם וכו’) או שינוי רטרואקטיבי בחוקת הנוכחות של הארגון.
כמובן שיש עוד ניתוחים רבים ודו”חות שאפשר ורצוי לבדוק הכל תלוי ברזולוציית הבקרה אליה הארגון שואף להגיע.
בקרות נוכחות על ניהול שינויים בארגון:
יש לבצע בקרה שוטפת על יישום הסכמים חדשים, יצירת סמלי דיווח חדשים + עדכון קיימים בין אם הם מתבצעים בתוך הארגון ובין אם מחוצה לו כגון ע”י לשכת שירות של סינאל. אף שמתבצעת בקרה בלשכת השירות עדיין בקרה על היישום הכרחית.
מערכת ניהול הנוכחות של סינאל מאפשרת שימוש בדו”חות ובכלים מתקדמים המאפשרים לחשב הנוכחות לבצע בקרה מיטבית. הדו”חות כוללים, דו”חות למייל לעובדים ומנהלים הכוללים התראות על חוסר דיווח או דו”חות ממתינים וכן הפקת דו”חות מותאמים ישירות מהמערכת.
לסיכום: ארגונים שמעוניינים בייעול המשאב האנושי – מומלץ להם לקיים רת בקרת הנוכחות כמתודה המוטמעת היטב בארגון.
